hunter - Einführung Dokumentenablage
Eine StepbyStep - Anleitung für das Arbeiten mit der Dokumentenablage.
Inhaltsverzeichnis
Wie werden Dokumente
innerhalb der Dokumentenablage verschoben?
Wie werden Dokumente aus der
Dokumentanablage entfernt?
Wie werden Dokumente abgelegt
Hinweis: Erklärungen zur
Dokumentenablage sind auf allen Masken gleich anwendbar
1. über das grüne
Pluszeichen 
Eingabemaske
XYZ – Dokumente – Dokumente ablegen
> den Ordner durch anklicken markieren, in dem man das Dokument ablegen
will
> das grüne Pluszeichen 
über der Tabelle anklicken
> es öffent sich der Windows Explorer
Windows Explorer
> das zuvor gespeicherte Dokument herauszusuchen und durch anklicken
markieren
> mit „Öffnen“ bestätigen
> es öffnet sich ein Fenster „Dokumente einhängen“
Eingabemaske
XYZ – Dokumente – Dokumente einhängen
> hier kann das
Dokument noch detaillierter beschrieben werden
Eingabemaske
XYZ–Dokumente –Dokument einhängen
|
wird
automatisch von der zuvor gespeicherten Datei übernommen, >
hier nicht veränderbar |
|
|
wird
automatisch eingesetzt: >
bei Standarddokumenten: das Datum, an dem es abgelegt wurde >
bei emails: das Datum des email Eingangs |
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standardmäßig
wird der ursprüngliche Dateiname oder der E-Mail Betreff übernommen >
ist ein Freitextfeld, in dem man das abgelegte Dokument bei Bedarf näher erklären kann Beispiel:
Eingabemaske
XYZ – Dokumente – Dokumenten Notiz-Firma |
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hier ist eine Liste (Art = Dokumententyp) hinterlegt, um das Dokument allgemeingültig zu definieren
Eingabemaske
XYZ – Dokumente – Art / Dokumententyp |
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MTIPP weiteres Beispiel für Art –
Dokumententyp
Eingabemaske
XYZ – Dokumente – Art / Dokumententyp |
|
wird
automatisch übernommer (User) |
Hinweis: der User muss sich eine klare allgemeingültige
Definition der Dokumente
überlegen und der Adminstrator
erstellt dementsprechend die Schlüsseltabelle
MTIPP: Die Definition der (zahlreichen) Dokumente
dienen in der Dokumentenablage
zur schnellen
Auffindbarkeit: die Überschriften
der Tabelle lassen sich
sortieren (alphabetisch oder
numerisch)
Aus den Einträgen in „Dokumente einhängen“ ergibt in der Standardeinstellung zunächst folgende Tabellenansicht
Eingabemaske
XYZ – Dokumente
Die Tabelle lässt sich individuell einstellen
> Im
Folgenden: Erklärung der weiteren möglichen Spalten:
|
Symbol |
Das
Symbol zum abgelegten Dateityp (html, word, jpg etc) |
|
Dateidatum |
siehe o. |
|
Art |
siehe o.
mit Doppelklick oder F2 öffnen |
|
Info |
siehe o.
mit Doppelklick oder F2 öffnen |
|
Datei
Name |
siehe o. |
|
Berater
(User) geändet
von geändert
am angelegt
von angelegt
am Netzwerkpfad Dateigröße |
wird automatisch eingetragen |
|
Dok
? |
bei
abgelegten e-Mails ist erkennbar, ob eine Dokumentenanlage vorhanden ist. |
|
Eigentümer Dateigröße |
wird automatisch eingetragen |
Wie werden Dokumente
abgelegt?
2. schnell durch drag & drop
> der Datei aus dem Windows Explorer/ aus dem email-Server etc.
> im Hintergrund ist die Hauptmaske offen
Eingabemaske XYZ–Dokumente
Windows Explorer
> die Datei/ die E-Mail irgendwo wahllos auf der Hauptmaske ablegen
> es öffnet sich sofort die Dokumentenablage
> sie wird in den zufällig aktuell markierten Ordner in der Dokumentenablage
abgelegt
> weiteres Procedere wie oben
Wie werden Dokumente
abgelegt?
3. gezielt durch drag & drop
> im Hintergrund ist der TAB Dokumente offen
Eingabemaske XYZ – Dokumente
> die Datei/ e-Mail kann nun sofort in den gewünschten Ordner gezogen
und abgelegt werden
Eingabemaske XYZ - Dokumente
> weiteres Procedere wie oben
Wie
werden Dokumente innerhalb der Dokumentenablage verschoben?
Durch drag & drop können Dokumente innerhalb der Dokumentenablage in
einen anderen Ordner verschoben werden.
> das gewünschte Dokument durch anklicken markieren
> Maustaste festhalten
> zum gewünschen Ordner ziehen
> es erscheint dabei ein Symbol (eine kleine Hand oder ein kleines
Rechteck)
Wie
werden Dokumente aus der Dokumentanablage entfernt?
> das zu entfernene Dokument
markieren
Eingabemaske
XYZ–Dokumente
> das rote Kreuz 
über der Tabelle anklicken
> nach Rückfrage „wollen Sie die markierten Einträge
löschen?“ mit „enter“ oder “ja“
bestätigen
Werkezeugleiste
Dokumente
Eingabemaske XYZ–Dokumente
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Tabelle neu
einlesen Aktualisieren = F9 |
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Öffnen > das Dokument
markieren öffnen: 1- Symbol Lupe oder 2- mit Doppelklick in die
Dokumentenzeile Hinweis: mit Ausnahme
der Felder, die ein rotes Quadrat aufweisen, dann öffnet sich ein
Auswahlmenü |
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versucht alle
markierten Dokumente direkt zu drucken ob es funktioniert
hängt vom Programm ab, das mit diesem Dateityp verbunden ist |
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Senden an: es öffnet sich eine Auswahl an Zielen, die
Windows und hunter zur Verfügung stellen: neue Funktionen. to be continued... |
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ein in der Dokumentenablage abgespeicherter CV kann
mittels CVX (CV Extractor) eingelesen werden > den Lebenslauf markieren > CVX anklicken > der Lebenslauf wird von hunter
eingelesen
abhängig von der Dateigröße kann die Analyse bis zu einigen
Minuten dauern |
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Volltextsuche > es wird in
der Beschreibung der Dokumentenablage und in
den Dokumenten gesucht >Begriff in die
Zeile schreiben > mit Klick auf
die Lupe anklicken wird die Suche ausgelöst Hinweis: enter funktioniert hier nicht |
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Suchoptionen
festlegen bzw. spezialisieren oder eingrenzen > Werkzeugsymbol
anklicken |
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die hier
angehakten Begriffe sind die Standardeinstellung Such-Optionen normal fuzzy =
unscharf/fehlertolerant phonetisch =(das
Wort disskusion (statt Diskussion) wird gefunden Wort-Optionen am Wortanfang im Wort am Wortende exakt Und/Oder Und= oder= |
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Anzahl aller
Dokumente in der Dokumentenablage (3) - wird je Ordner
entsprechend angezeigt Zahl verändert
sich bei einer Suche: 1. Zahl (0) Ergebnis der
Suche: „0“ Dokumente mit dem Begriff „Meier“ gefunden
2. Zahl (3) |
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Vorschaufenster |
erscheint am
rechten Rand > man kann mit gedrückter
Maustaste - Zeiger verändert sich zum Doppelpfeil
– den Vorschaubereich größer oder kleiner ziehen |
